Die 5 wichtigsten Gründe für den Einsatz von VDR-Software für das Immobilien-Projektmanagement

Virtuelle Datenräume haben eine Vielzahl von Anwendungsfällen. Fusionen und Übernahmen, Forschungs- und Entwicklungsabteilungen oder einfach nur die Einhaltung von Vorschriften können alle von einem gut organisierten virtuellen Datenspeicher profitieren. Durch den Einsatz einer Vielzahl von Tools, ständigem Support und banküblicher Sicherheit haben diese Dokumente einen Ort, an dem sie gespeichert und entsprechend den aktuellen Anforderungen geändert werden können. Auch Immobilienprojekte können vom Einsatz einer VDR-Software profitieren. Welches sind die wichtigsten Vorteile einer solchen Softwarelösung für diese Branche?

1. Alle Dokumente an einem Ort aufbewahren

Bei Immobilienprojekten fällt eine Menge Papierkram an, der manchmal schwer zu handhaben ist. Indem Sie diese Dokumente in einem virtuellen Datenraum ablegen, können Sie die bereits vorhandenen Dokumente organisieren und mit Anmerkungen versehen, ohne die Originaldateien zu beschädigen. Das Erstellen von Kopien, das Lösen von Formulierungsproblemen und das Durchsehen von Grundrissen kann viel einfacher sein, wenn alles in einem zugänglichen und sicheren Raum auf Knopfdruck verfügbar ist.

Ein virtueller Datenraum dient jedoch nicht nur der Speicherung, sondern kann auch bei der Verwaltung von Arbeitsabläufen helfen.

2. Ein Ort, an dem eine gemeinsam nutzbare Roadmap gespeichert wird

Wenn Sie ein paar Wohnungen oder sogar größere Firmengebäude verwalten, brauchen Sie einen Ort, an dem Sie einen Fahrplan mit anderen teilen können – um anderen zu zeigen, wohin Sie gehen und was als Nächstes auf der Tagesordnung steht. So kann Ihr gesamtes Unternehmen besser arbeiten und die Zukunft sehen, die vor Ihnen liegt. Und da die Dokumente in einem virtuellen Datenraum gemeinsam genutzt werden, kann niemand außer den dafür vorgesehenen Personen darauf zugreifen.

Die Personen, mit denen Sie zusammenarbeiten, haben Zugriff auf die Zukunft Ihres Unternehmens, aber was ist mit dem aktuellen Stand der Dinge und den Immobilien, die Sie verkaufen wollen? Ein virtueller Datenraum hilft Ihnen dabei, dies zu verwalten.

3. Austausch von Daten mit potenziellen Käufern

Während Sie eine Menge Papierkram erledigen und sich um eine Menge Immobilien kümmern müssen, gibt es auch Raum für den Verkauf der Gebäude, die Sie nicht benötigen oder die Sie gewinnbringend verkaufen möchten. Ein virtueller Datenraum ist nicht nur ein Raum, in dem Sie Ihren Mitarbeitern die Zukunft des Unternehmens präsentieren können, sondern auch ein Aktenarchiv, das potenziellen Käufern zeigen kann, welche Art von Vermögenswerten Sie besitzen. Die Durchsicht einer gut organisierten Dateiablage, die alles enthält, was der Käufer für seine Entscheidung benötigt, ist ein solider Schritt in Richtung Verkauf der Immobilien, die Sie nicht mehr haben wollen.

4. Verwaltung von Berechtigungsgruppen und Workflow-Hilfen

Die Darstellung der Roadmap für die nächsten Monate oder sogar Jahre ist eine gute Möglichkeit, Ihren Mitarbeitern zu zeigen, was die Zukunft bringt. Kombinieren Sie dies mit der Möglichkeit, Mitarbeiter in Benutzerrollen einzuteilen und sie in die virtuellen Räume zu führen, in denen sie Dokumente finden, die sich direkt auf ihre Projekte beziehen, und Sie werden feststellen, dass ein virtueller Datenraum nicht nur die Dokumente speichert, sondern auch den damit verbundenen Arbeitsablauf unterstützt. Mit klar festgelegten Berechtigungen und Datenzuständigkeiten werden sich Ihre Mitarbeiter in Ihrem virtuellen Datenraum problemlos zurechtfinden.

Sie haben die Möglichkeit, die Dokumente zu kommentieren, zu modifizieren und Änderungen vorzuschlagen, die sich darin befinden. Die Arbeit mit hochsensiblen Daten könnte als Sicherheitsrisiko angesehen werden, aber dank der Art und Weise, wie virtuelle Datenraumdienste konzipiert sind, stellt dies kein Problem dar.

5. Sicherstellen, dass die Sicherheit im Mittelpunkt steht

Virtuelle Datenräume sind so konzipiert, dass sie nicht nur für das zuständige Personal zugänglich sind, sondern auch für die geordnete und sichere Speicherung Ihrer Dokumente. Ohne die speziellen Sicherheitsfunktionen und Tools, die Ihr Unternehmen beim Wachstum unterstützen, wäre ein virtueller Datenraum nur eine weitere Cloud-Speicherlösung. Die Sicherheitsfunktionen auf Bankniveau, die zweistufige Authentifizierung und die Verschlüsselungssoftware machen diese Lösung zu einer perfekten Lösung für Ihre Immobilienprojekte.

Dokumente rund um Immobilienprojekte müssen sicher und zugänglich aufbewahrt werden. Durch Erfindungen wie den virtuellen Datenraum können diese Dokumente von jedem Ort der Welt aus abgerufen werden.

Durch die Nutzung eines Datenraums für Immobilien und die gemeinsame Nutzung des Raums mit interessierten Käufern oder einfach nur mit Ihren Mitarbeitern können Sie die Dateien, die mit der zukünftigen Roadmap Ihres Unternehmens verbunden sind, viel besser verwalten.